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Accessの使い方
主なAccessの使い方としては基幹業務管理が挙げられます。いわゆるERP(enterprise resource planning)システムと呼ばれているシステムです。ERPとは会社の経営資源(人・物・金・時間・情報)を部門毎ではなく、会社全体の情報資源として一元管理するパッケージシステムの事を指します。会社内の仕入・販売・在庫・人事などの情報を連動させて情報共有する事が目的です。有名なERPパッケージシステムにSAPがありますが「億」を超えるような価格帯の製品もあるようです。
この様な構造となりますが、AccessでERPは可能か？と言うと全く問題なく「可能」となりますが、Accessを使って「貴方」はERPを作れますか？と言う事になると、それは「貴方」によります。
AccessでERPを製作する場合、会社の規模に応じて色々な選択肢が出てきます。会社の規模に応じた適切な仕様とインフラを選択する必要があります。
小規模な会社ほどERPシステムが必要
上の図で見た通り、購買から人事までの一貫した流れの中で、部門ごとに分かれている中〜大企業であれば、ERPによる統合したシステムが「ほしい」という事で済みますが、小規模な会社が少し大きくなり始めた時が会社としてERPが本当に欲しい時です。
小規模の会社の場合「構造的」に、紙やExcelで一元管理していて、部門毎の情報を一元管理したいのではなく、一元管理されている情報をデータベース化したいという事です。部門ごとで考えると、別にデータベースは必要なく、それら全部が煩雑になってきたから、データベースで管理したいという事となります。
※中〜大企業の場合、既に情報管理システムが導入されているという前提
【会社の規模と必要な管理項目】
| 会社規模 | クライアント数 | 管理媒体 | 管理項目 |
|---|---|---|---|
~5人 |
- |
紙 |
仕入/販売 |
~10人 |
1 |
紙/Excel |
仕入/販売/納品/請求 |
~30人 |
3 |
Excel/Access |
仕入/販売/納品/請求/在庫 |
~100人 |
10 |
Access/SQL-Server |
仕入/販売/納品/請求/在庫/人事/ |
~ |
~ |
Access/SQL-Server |
仕入/販売/納品/請求/在庫/人事/会計 |
10人〜30人の規模になったら、Accessでシステム開発をして下さい。
30人前後の会社で、もしデータベースで情報管理していないのであれば、時間と言う大切な資源が失われています。100人規模の会社であっても、本当の意味でのERPで管理していなければ、莫大なロスがあるはずです。
当社でも10〜30人前後で、初めて本格的なシステムをAccessで開発する企業が多いです。紙やExcelからAccessに移行するタイミングです。これから企業として大きくなることの大前提が、高品質なシステムと出会う事です。探し物がなくなるし、見えない経費の節約になります。企業内で情報を共有することは、お客様へのサービスにもつながります。不安であれば、プロトタイプから作ってみるのも良いかもしれません。とりあえず一歩踏み込むことが大事です。
皮肉なことに、ERPが本当に必要な会社の「層」で安価なERPパッケージソフトは少ないです。誰でもどんな環境でも使えるようなソフトウェアを開発した場合、開発費が相当に掛かってしまうという事です。もう一つは業種により、管理項目が異なるため、汎用化が難しいという事もあります。
そこで登場するのがAccessでのシステム開発となります。Accessでは汎用性は無いにしても、クライアントPCが数台であれば管理も容易ですし、データの安全性やセキュリティも大規模なシステムと比べてはるかに敷居は低いです。管理項目もユーザーに合わせることが出来ます。会社の成長と共にシステムも拡張していくことも可能です。Accessのシステム開発としては正しい使い方ではないでしょうか。
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